CRM cơ bản
Quản lý Hội thoại
Cập nhật lần cuối: 10 Tháng 1, 2026Quản lý hội thoại Giới thiệu chung Hội thoại là nội dung trao đổi giữa khách hàng và người dùng trên phần mềm thông qua các kênh tương tác như Zalo OA, Facebook Fanpage, Website Livechat… Phần Quản lý hội thoại sẽ hỗ trợ người dùng tiếp nhận, trao đổi và cập nhật thông tin, ghi chú, chuyển đổi tình trạng của khách hàng trên cùng một giao diện. Các thành phần trên giao diện (2) (3) (1) (4) (*) Phần (*) là menu chính của phần mềm, gồm có 5 phân hệ: Hội thoại, kinh doanh, khách hàng, báo cáo, cài đặt, thông báo, cài đặt hồ sơ. Người dùng click vào biểu tượng trong phần (*) để vào phần Hội thoại, phần mềm mở ra giao diện chính của phần hội thoại, gồm có 4 phần: Phần (1): Menu hội thoại – tổng hợp nhiều menu, phân loại danh sách các cuộc hội thoại theo tình trạng, theo nhóm làm việc, theo tiến độ công việc, theo kênh hội thoại, theo nhãn phân loại, …. Phần (2): Danh sách hội thoại – Khi người dùng click chuột vào một trong những menu thuộc menu hội thoại ở phần (1), phần mềm sẽ load danh sách các cuộc hội thoại thuộc menu này. Tại đây, các cuộc hội thoại được phân bổ và sắp xếp theo nhân viên phụ trách/chưa phân công/tất cả. Cuộc hội thoại mới (chưa đọc) sẽ được in đậm và nằm phía trên cùng. Phần (3): Nội dung hội thoại – Khi người dùng click vào cuộc hội thoại trong danh sách hội thoại ở phần (2), thì sẽ mở ra nội dung đã trao đổi trước đó Phần (4): Thông tin khách hàng – Gồm các thông tin: Họ tên, số điện thoại, email, người phụ trách, lịch sử tương tác và nhiều thông tin tùy chỉnh khác. Tính năng chính Phân công hội thoại và người phụ trách hội thoại Một cuộc hội thoại sẽ được tự động tạo ra khi khách hàng nhắn tin, nếu kênh hội thoại được thiết lập tự động phân công người phụ trách, khi đó phần mềm sẽ tự động phân công người phụ trách cuộc hội thoại đó. Nếu đó là khách hàng cũ, phần mềm sẽ phân công người phụ trách hội thoại chính là người đang phụ trách khách hàng đó. Đối với khách hàng mới, cách thức phân công tự động sẽ dựa trên danh sách người phụ trách kênh hội thoại đó. Danh sách người phụ trách được thiết lập trong kênh hội thoại, có thể là một số người dùng cụ thể hoặc là một nhóm làm việc. Phần mềm sẽ lựa chọn xoay vòng theo danh sách, và chỉ chọn người nào đang online (trực tuyến) để phân công. Người có tình trạng online là người đang vào phần mềm, và không tùy chỉnh tình trạng ngoại tuyến (xem thêm mục 4.5 Tùy chỉnh tình trạng online). Trong trường hợp không tìm thấy người nào online trong danh sách người phụ trách kênh, phần mềm sẽ để trống người phụ trách cuộc hội thoại đó. Khi đó hội thoại sẽ nằm trong tab “Chưa phân công” (mục 3.2). Đối với những hội thoại chưa phân công, có thể tự phân công cho chính mình hoặc phân công cho một người khác nằm trong danh sách người phụ trách kênh. Việc kiểm soát thay đổi người phụ trách được mô tả cụ thể ở mục 4.1. Các tùy chọn thay đổi người phụ trách hội thoại và khách hàng. Các thao tác phân công và thay đổi người phụ trách như sau: (3) (5) (2) (1) (4) Bước 1: trong tab cuộc hội thoại chưa phân công (1), người dùng click chọn mở 1 cuộc hội thoại cần phần công (2). Bước 2: trong phần thông tin khách hàng, ở tab “Thông tin hội thoại” click vào dấu “+/-” để mở hoặc thu gọn thông tin (3). Bước 3: để phân công người phụ trách, người dùng nếu tự phân công cho chính mình thì nhấn vào “Phân công cho tôi” (4) hoặc chọn từ danh sách người phụ trách (5). Như vậy bạn đã hoàn thành việc phân công người phụ trách cho cuộc hội thoại này. Xem tin nhắn mới và trả lời tin nhắn Số lượng hội thoại chưa đọc do mình phụ trách sẽ liên tục cập nhật và hiển thị dưới dạng con số màu xanh ở menu hội thoại. Khi có tin nhắn mới, có thể chọn một mục trong menu hội thoại đang có con số màu xanh để xem các cuộc hội thoại này. Các bước thực hiện để xem tin nhắn và trả lời tin nhắn: (4) (3) (1) (2) Bước 1: Chọn 1 menu bất kỳ chứa tin nhắn cần xem trong menu hội thoại để mở danh sách tin nhắn (1). Bước 2: Click chọn một cuộc hội thoại trong danh sách hội thoại (2) để mở xem nội dung tin nhắn trong phần nội dung hội thoại. Bước 3: Người dùng soạn tin nhắn ở tab “Trả lời”(3) và click vào (4) hoặc dùng phím tắt “Enter” hoặc “Cmd/Ctrl + Enter” để gửi đi. Lưu ý: Hội thoại mới sẽ có tình trạng là “Đang giải quyết”. Khi người phụ trách hội thoại xem tin nhắn, hội thoại đó sẽ được đánh dấu đã xem với tất cả người dùng. Nhưng khi một người dùng không phải là người phụ trách xem tin nhắn, hội thoại đó vẫn được giữ là chưa xem đối với người phụ trách để bảo đảm người phụ trách không bị bỏ lỡ tin nhắn. Có thể chuyển tin nhắn đã xem về lại tình trạng chưa xem bằng cách: Rê chuột vào cuộc hội thoại cần chuyển tình trạng trong danh sách hội thoại, chọn cuộc hội thoại cần đánh dấu, click phải chuột và “đánh dấu chưa đọc”. Sử dụng tin...
Quản lý Kinh doanh
Cập nhật lần cuối: 10 Tháng 1, 2026Quản lý kinh doanh Giới thiệu chung Trong khi đối tượng quản lý của phân hệ hội thoại là các cuộc hội thoại với khách hàng, chứ không phải là khách hàng, thì phân hệ kinh doanh với giao diện trực quan sẽ cung cấp bức tranh tổng thể và chi tiết về số lượng cũng như chân dung từng khách hàng ở từng giai đoạn: đang theo dõi, có quan tâm, đang chốt deal… Phân hệ này theo dõi quá trình chuyển đổi từ một khách hàng mới liên hệ đến khi chốt mua hàng hoặc không có nhu cầu, giúp người dùng theo sát được những khách hàng đang theo dõi, tránh bỏ sót khách hàng và nâng cao tỷ lệ khách hàng chốt deal. Các thành phần trên giao diện Giao diện đầy đủ của phần Quản lý kinh doanh gồm 3 phần chính: Phần 1: Bộ công cụ lọc, tìm kiếm giúp xem số liệu theo nhu cầu công việc. Hỗ trợ lọc theo giai đoạn, theo sản phẩm (lớp học), theo người phụ trách, theo nhiều tham số hiển thị khác, đồng thời hỗ trợ tìm kiếm khách hàng theo các thông tin: tên/email/số điện thoại. Phần 2: Danh sách khách hàng được liệt kê theo từng giai đoạn kinh doanh, mỗi giai đoạn được chia theo cột. Giai đoạn kinh doanh được admin thiết lập trong phần cài đặt. Trường hợp danh sách quá dài thì người dùng sử dụng bộ công cụ lọc ở phần 1 để dễ dàng quản lý được danh sách. Phần 3: Phần thông tin khách hàng (giống như phần thông tin khách hàng trong phân hệ Quản lý hội thoại) Tính năng chính Theo dõi khách hàng theo từng giai đoạn Phần giao diện chính của phân hệ kinh doanh giúp người dùng theo dõi khách hàng theo từng giai đoạn, từ khách hàng mới đến đang liên hệ, có nhu cầu hoặc đang chốt deal… Tại mỗi giai đoạn sẽ thấy được số lượng khách hàng cũng như danh sách khách hàng. Các giai đoạn kinh doanh được thiết lập như sau: người dùng với quyền admin vào “Cài đặt” -> “Giai đoạn kinh doanh”, được thiết lập thành 2 nhóm: leads (tiềm năng) và deals (thương lượng). Người quản trị hệ thống có thể bỏ bớt một số giai đoạn trung gian hay thay đổi tên gọi mỗi giai đoạn cho phù hợp hơn. Tùy chọn hiển thị danh sách khách hàng Mặc định lần đầu người dùng vào phân hệ này, phần mềm sẽ mở sẵn danh sách tất cả khách hàng đã nhập thông tin liên hệ (số điện thoại hoặc email). Để xem danh sách theo giai đoạn người dùng click vào “Tất cả giai đoạn” để chọn xem theo giai đoạn mua hàng hoặc giai đoạn chăm sóc khách hàng. Hoặc chi tiết hơn, người dùng click vào “Tìm kiếm” để chọn lọc xem danh sách theo các bộ lọc có sẵn, theo nhãn, theo người phụ trách, sản phẩm, chi nhánh,…. Để thay đổi lựa chọn bộ lọc, người dùng click vào “Xóa tìm kiếm” và chọn lại: Đặc biệt, ngoài bộ lọc có sẵn và nhãn phân loại, người dùng còn có thể đồng thời tìm kiếm cùng lúc nhiều trường thông tin kết hợp với nhau. Ví dụ: người dùng muốn đồng thời tìm kiếm danh sách theo người phụ trách, chi nhánh, … thì người dùng lần lượt click vào: “Tìm kiếm” -> chọn người phụ trách -> “Tìm kiếm” -> chọn chi nhánh -> “Tìm kiếm” ->…. Lưu ý: người dùng còn có thể lọc tìm kiếm nâng cao các thông tin khách hàng (phần này sẽ được mô tả chi tiết ở mục 3.10 và 3.11) Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ tìm nhanh các thông tin: tên/email/số điện thoại của khách hàng. Người dùng nhập nội dung tìm kiếm vào và nhấn Enter để tìm kiếm khách hàng. Tùy chọn hiển thị thông tin khách hàng Thông tin hiển thị của mỗi khách hàng bao gồm các thông tin: Tên sản phẩm (lớp học), người phụ trách, ghi chú mới nhất, lịch liên hệ, ngày tương tác cuối, tên tắt sản phẩm (mã lớp học), ngày chuyển giai đoạn. Để rút ngắn bớt thông tin hiển thị trên màn hình, người dùng click vào “Hiển thị” để tick chọn các thông tin cần thể hiện, thông tin không được tick sẽ ẩn đi. Chuyển đổi tình trạng khách hàng Để chuyển đổi tình trạng (giai đoạn) của khách hàng một cách nhanh chóng và thuận tiện, người dùng click vào ô dữ liệu của khách hàng muốn thay đổi, giữ chuột và kéo ô thông tin đó qua cột giai đoạn mới và thả chuột ở vị trí mong muốn. Cập nhật thông tin bán hàng hóa dịch vụ Khi chuyển tình trạng khách hàng thành đăng ký (hay còn gọi là chốt deal, mua hàng…), có thể nhập thêm các thông tin bán hàng để tính doanh số và lưu trữ lịch sử giao dịch. Người quản trị hệ thống cần thiết lập sẵn danh sách sản phẩm dịch vụ để chọn. Người dùng vào: “Cài đặt” -> “Sản phẩm” để xem danh sách sản phẩm: Sau khi đã có danh sách sản phẩm dịch vụ, chọn sản phẩm khi mua hàng, tại đây sẽ ghi nhận vào lịch sử giao dịch của khách hàng để phục vụ báo cáo hay tra cứu về sau. Các bước thực hiện: Người dùng chọn sản phẩm dịch vụ từ danh mục đã được thiết lập sẵn, giá tiền người dùng có thể thay đổi được. Thông tin nhân viên kinh doanh: phần mềm tự động lấy theo thông tin phụ trách khách hàng, nếu chưa có thì người dùng có thể chọn lại. Tùy thuộc vào thiết lập mà người dùng thông thường có thể được phép thay đổi thông tin này. Thông tin...
Quản lý Khách hàng
Cập nhật lần cuối: 10 Tháng 1, 2026Quản lý khách hàng Giới thiệu chung Đây là giao diện quản lý khách hàng theo danh sách, được coi là danh bạ để tra cứu thông tin khách hàng khi cần thiết. Nếu phần quản lý kinh doanh cung cấp một giao diện trực quan phản ánh bức tranh về khách hàng theo từng giai đoạn kinh doanh, thì phân hệ này cung cấp toàn bộ dữ liệu khách hàng dưới dạng danh sách, trong danh sách sẽ liệt kê tất cả thông tin của từng khách hàng. Các thành phần trên giao diện Giao diện của phân hệ này gồm 4 phần: Phần 1: Menu tiện ích, giúp người dùng xem danh sách tất cả khách hàng hoặc danh sách khách hàng theo bộ lọc, theo nhãn dán,… Phần 2: Bộ công cụ lọc tìm kiếm nhanh, lọc khách hàng theo điều kiện, thêm mới khách hàng, import, export danh sách từ file mẫu. Phần 3: Danh sách khách hàng dạng lưới, mỗi dòng tương ứng là mỗi khách hàng, với nhiều cột thông tin chi tiết. Phần 4: Người dùng click “Xem chi tiết” dưới tên khách hàng thì phần mềm mở ra thêm cửa sổ bên trái là trang thông tin khách hàng (tương tự như đã giới thiệu ở 2 phân hệ trước): thì xuất hiện giao diện: Tính năng chính Các tính năng tìm nhanh, lọc, thêm khách hàng Bộ công cụ tìm nhanh, lọc khách hàng có chức năng và các thao tác tương tự như đã mô tả ở phân hệ Quản lý kinh doanh. Nhập (import) danh sách khách hàng Để import một danh sách khách hàng vào phần mềm theo danh sách có sẵn. Người dùng thao tác như sau: Bước 1: chuẩn bị danh sách theo định dạng file mẫu và click : Trường hợp chưa có file mẫu, người dùng click vào để tải file mẫu và đưa dữ liệu vào file mẫu. Bước 2: Click để lấy file theo đường dẫn lưu file mẫu và click để nạp dữ liệu vào phần mềm. Lưu ý: chỉ có admin mới có quyền thực hiện thao tác này. Export danh sách khách hàng Để export một danh sách khách hàng từ phần mềm ra file excel, người dùng thao tác như sau: Bước 1: người dùng click : Bước 2: Người dùng click để kết xuất danh sách và gửi email cho người dùng. Lưu ý: chỉ có admin mới có quyền thực hiện thao tác này. Cách xem khách hàng theo bộ lọc và theo nhãn Người dùng có thể tùy chỉnh xem danh sách khách hàng theo bộ lọc đã lưu, theo nhãn dán hoặc xem tất cả khách hàng. Khi người dùng đang xem danh sách tất cả khách hàng và muốn lọc danh sách theo điều kiện thì click vào Thao tác lọc xem và lưu bộ lọc, sửa xóa bộ lọc tương tự như ở phân hệ Quản lý Kinh doanh. Thao tác gắn nhãn tương tự gắn nhãn ở phân hệ Quản lý hội thoại. Cách xem danh sách khách hàng dạng lưới Khi người dùng xem danh sách khách hàng, mỗi trang danh sách hiển thị 15 khách hàng, số trang của danh sách thể hiện ở góc dưới, bên phải, ví dụ: . Để chuyển xem trang tiếp theo hay xem lùi trang trước, người dùng click mũi tên “>” hoặc “<”. Để xem trang đầu hay cuối, người dùng click mũi tên “<<” hoặc “>>”. Các cột thông tin chính của một khách hàng gồm: tên, thông tin cá nhân, thông tin kinh doanh, thông tin tùy chỉnh, thông tin theo dõi: Thông tin cá nhân: email, số điện thoại Thông tin kinh doanh: Kênh tiếp nhận, giai đoạn, ghi chú mới nhất, … Thông tin tùy chỉnh: chi nhánh, nguồn thông tin, quận đang ở, … Thông tin theo dõi: chuyển giai đoạn, tương tác cuối,… Lưu ý: phần thông tin tùy chỉnh người dùng có thể tự thiết lập theo nhu cầu sử dụng. Người dùng với quyền admin vào “Cài đặt” -> “Thông tin tùy chỉnh” để tạo thêm thông tin tùy chỉnh, sửa tên hoặc bỏ bớt thông tin không sử dụng tại đây. Xem và cập nhật thông tin của một khách hàng Thao tác xem chi tiết và cập nhật thông tin một khách hàng tương tự như ở phân hệ Quản lý hội thoại và Quản lý kinh doanh.