Quản lý kinh doanh #
Giới thiệu chung #
Trong khi đối tượng quản lý của phân hệ hội thoại là các cuộc hội thoại với khách hàng, chứ không phải là khách hàng, thì phân hệ kinh doanh với giao diện trực quan sẽ cung cấp bức tranh tổng thể và chi tiết về số lượng cũng như chân dung từng khách hàng ở từng giai đoạn: đang theo dõi, có quan tâm, đang chốt deal…
Phân hệ này theo dõi quá trình chuyển đổi từ một khách hàng mới liên hệ đến khi chốt mua hàng hoặc không có nhu cầu, giúp người dùng theo sát được những khách hàng đang theo dõi, tránh bỏ sót khách hàng và nâng cao tỷ lệ khách hàng chốt deal.
Các thành phần trên giao diện
#
Giao diện đầy đủ của phần Quản lý kinh doanh gồm 3 phần chính:
Phần 1: Bộ công cụ lọc, tìm kiếm giúp xem số liệu theo nhu cầu công việc. Hỗ trợ lọc theo giai đoạn, theo sản phẩm (lớp học), theo người phụ trách, theo nhiều tham số hiển thị khác, đồng thời hỗ trợ tìm kiếm khách hàng theo các thông tin: tên/email/số điện thoại.
Phần 2: Danh sách khách hàng được liệt kê theo từng giai đoạn kinh doanh, mỗi giai đoạn được chia theo cột. Giai đoạn kinh doanh được admin thiết lập trong phần cài đặt. Trường hợp danh sách quá dài thì người dùng sử dụng bộ công cụ lọc ở phần 1 để dễ dàng quản lý được danh sách.
Phần 3: Phần thông tin khách hàng (giống như phần thông tin khách hàng trong phân hệ Quản lý hội thoại)
Tính năng chính #
Theo dõi khách hàng theo từng giai đoạn #
Phần giao diện chính của phân hệ kinh doanh giúp người dùng theo dõi khách hàng theo từng giai đoạn, từ khách hàng mới đến đang liên hệ, có nhu cầu hoặc đang chốt deal…
Tại mỗi giai đoạn sẽ thấy được số lượng khách hàng cũng như danh sách khách hàng.
Các giai đoạn kinh doanh được thiết lập như sau: người dùng với quyền admin vào “Cài đặt” -> “Giai đoạn kinh doanh”, được thiết lập thành 2 nhóm: leads (tiềm năng) và deals (thương lượng). Người quản trị hệ thống có thể bỏ bớt một số giai đoạn trung gian hay thay đổi tên gọi mỗi giai đoạn cho phù hợp hơn.
Tùy chọn hiển thị danh sách khách hàng #
Mặc định lần đầu người dùng vào phân hệ này, phần mềm sẽ mở sẵn danh sách tất cả khách hàng đã nhập thông tin liên hệ (số điện thoại hoặc email).
Để xem danh sách theo giai đoạn người dùng click vào “Tất cả giai đoạn”
để chọn xem theo giai đoạn mua hàng hoặc giai đoạn chăm sóc khách hàng.
Hoặc chi tiết hơn, người dùng click vào “Tìm kiếm”
để chọn lọc xem danh sách theo các bộ lọc có sẵn, theo nhãn, theo người phụ trách, sản phẩm, chi nhánh,…. Để thay đổi lựa chọn bộ lọc, người dùng click vào “Xóa tìm kiếm” và chọn lại:
Đặc biệt, ngoài bộ lọc có sẵn và nhãn phân loại, người dùng còn có thể đồng thời tìm kiếm cùng lúc nhiều trường thông tin kết hợp với nhau.
Ví dụ: người dùng muốn đồng thời tìm kiếm danh sách theo người phụ trách, chi nhánh, … thì người dùng lần lượt click vào: “Tìm kiếm” -> chọn người phụ trách -> “Tìm kiếm” -> chọn chi nhánh -> “Tìm kiếm” ->….
Lưu ý: người dùng còn có thể lọc tìm kiếm nâng cao các thông tin khách hàng (phần này sẽ được mô tả chi tiết ở mục 3.10 và 3.11)
Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ tìm nhanh các thông tin: tên/email/số điện thoại của khách hàng. Người dùng nhập nội dung tìm kiếm vào 
và nhấn Enter để tìm kiếm khách hàng.
Tùy chọn hiển thị thông tin khách hàng #
Thông tin hiển thị của mỗi khách hàng bao gồm các thông tin: Tên sản phẩm (lớp học), người phụ trách, ghi chú mới nhất, lịch liên hệ, ngày tương tác cuối, tên tắt sản phẩm (mã lớp học), ngày chuyển giai đoạn.
Để rút ngắn bớt thông tin hiển thị trên màn hình, người dùng click vào “Hiển thị”
để tick chọn các thông tin cần thể hiện, thông tin không được tick sẽ ẩn đi.
Chuyển đổi tình trạng khách hàng #
Để chuyển đổi tình trạng (giai đoạn) của khách hàng một cách nhanh chóng và thuận tiện, người dùng click vào ô dữ liệu của khách hàng muốn thay đổi, giữ chuột và kéo ô thông tin đó qua cột giai đoạn mới và thả chuột ở vị trí mong muốn.
Cập nhật thông tin bán hàng hóa dịch vụ #
Khi chuyển tình trạng khách hàng thành đăng ký (hay còn gọi là chốt deal, mua hàng…), có thể nhập thêm các thông tin bán hàng để tính doanh số và lưu trữ lịch sử giao dịch. Người quản trị hệ thống cần thiết lập sẵn danh sách sản phẩm dịch vụ để chọn. Người dùng vào: “Cài đặt” -> “Sản phẩm” để xem danh sách sản phẩm:
Sau khi đã có danh sách sản phẩm dịch vụ, chọn sản phẩm khi mua hàng, tại đây sẽ ghi nhận vào lịch sử giao dịch của khách hàng để phục vụ báo cáo hay tra cứu về sau.
Các bước thực hiện:
- Người dùng chọn sản phẩm dịch vụ từ danh mục đã được thiết lập sẵn, giá tiền người dùng có thể thay đổi được.
- Thông tin nhân viên kinh doanh: phần mềm tự động lấy theo thông tin phụ trách khách hàng, nếu chưa có thì người dùng có thể chọn lại. Tùy thuộc vào thiết lập mà người dùng thông thường có thể được phép thay đổi thông tin này.
- Thông tin phụ trách tiếp theo: phần mềm tự động lấy theo thông tin phụ trách hiện tại, nếu có sự thay đổi ví dụ như chuyển bộ phận chăm sóc/bảo hành sau khi bán hàng thì có thể chọn lại.
Xem và cập nhật thông tin một khách hàng #
Thông thường khi tùy chỉnh xem danh sách khách hàng, màn hình giao diện của phân hệ này chỉ thể hiện danh sách được liệt kê theo từng cột các giai đoạn. Để xem chi tiết thông tin 1 khách hàng cụ thể thì người dùng nhấn đúp chuột vào ô thông tin của khách hàng đó. Khi đó, phần mềm mở ra cửa sổ thông tin khách hàng, phần này đã được giới thiệu ở phân hệ Quản lý hội thoại. Việc cập nhật thông tin được thực hiện giống như hướng dẫn ở mục I (3.5) – Quản lý hội thoại.
Tự thêm một khách hàng mới vào danh sách #
Thông thường khách hàng được tự động tạo ra khi liên hệ qua một kênh hội thoại. Trong trường hợp muốn thêm một khách hàng mới mà không thông qua liên hệ ở hội thoại, có một tiện ích giúp người dùng thực hiện ở đây. Người dùng muốn thêm mới khách hàng ở giai đoạn nào thì click vào dấu “+” đứng sau tên giai đoạn đó:
Lên lịch hẹn với một khách hàng #
Để lên lịch hẹn với khách hàng, người dùng click vào “Lên lịch liên hệ tiếp theo”:
Nếu hiện tại đang có một lịch hẹn chưa hoàn thành, người dùng sẽ không thể lên lịch liên hệ tiếp theo cho đến khi hoàn thành lịch hẹn hiện tại.
Khi lên lịch cần điền các trường thông tin cần thiết sau:
“Kênh có thể liên lạc” là các kênh liên lạc trước đây khách hàng này đã liên hệ thông qua những kênh nào thì phần mềm sẽ cho chọn được các kênh đó để lên lịch liên hệ.
Sau khi lưu lịch liên hệ: phần mềm sẽ tạo ra một cuộc hội thoại mới trong menu tình trạng “Lên lịch hẹn” ở phần Hội thoại.
Khi đến hẹn theo “Thời gian dự kiến”, cuộc hội thoại này sẽ chuyển sang menu tình trạng “Đang giải quyết” ở phần Hội thoại.
Tìm kiếm, tra cứu và cập nhật lịch hẹn #
Lịch hẹn với khách hàng có thể được lập bởi người dùng, cũng có thể được tự động lập ra từ tương tác tự động (xem mục IV. Tương tác tự động).
Để tìm kiếm lịch hẹn, trong phân hệ Kinh doanh nhấn nút Tìm kiếm -> Lọc theo lịch hẹn và chọn một trong những cách tìm kiếm theo hình:
Lưu ý là sau khi tìm kiếm lịch hẹn, ví dụ lịch hẹn trong tuần, có thể tiếp tục nhấn nút Tìm kiếm và chọn tìm kết hợp theo người phụ trách, nhóm phụ trách…
Những khách hàng có lịch hẹn theo điều kiện đang tìm kiếm sẽ hiển thị với nội dung lịch hẹn mới nhất (nếu có đánh dấu hiển thị thông tin lịch liên hệ ở mục Tùy chọn hiển thị thông tin khách hàng).
Khi nhấp đúp vào một khách hàng để xem thông tin chi tiết, các lịch hẹn sẽ hiển thị ở đây:
Nhấp vào mỗi dòng lịch liên hệ sẽ đi đến trang hội thoại để có thể nhắn tin hay gọi điện cho khách hàng. Hoặc có thể nhấn nút “Hoàn thành” ở đây để đánh dấu hoàn thành lịch liên hệ. Sau đó có thể tiếp tục lên lịch liên hệ tiếp theo.
Nhắn tin cho một khách hàng #
Để chủ động nhắn tin cho khách hàng khi người dùng đang ở phân hệ quản lý kinh doanh, thực hiện như sau:
Bước 1: như mô tả đúp chuột để mở phần chi tiết thông tin khách hàng ở mục II (3.5)
Bước 2: click chuột vào biểu tượng
(tin nhắn mới) để nhắn tin, khi đó sẽ xuất hiện màn hình sau:
Bước 3: người dùng chọn kênh liên lạc và nhập nội dung tin nhắn rồi “Gửi tin nhắn”. Người dùng đã trao đổi với khách hàng này thông qua những kênh liên lạc nào thì sẽ chỉ chọn được các kênh đó để gửi tin nhắn.
* Lưu ý: khi gửi tin nhắn cho khách hàng từ giao diện này: nếu khách hàng đang có cuộc hội thoại chưa hoàn thành thì tin nhắn này sẽ nối tiếp trong cuộc hội thoại đó. Ngược lại thì phần mềm sẽ tạo ra một cuộc hội thoại mới.
Tìm kiếm nâng cao #
Để tìm kiếm khách hàng theo thông tin tùy ý mà bộ lọc có sẵn chưa đáp ứng được, người dùng click vào: “Tìm kiếm” -> “Bộ lọc có sẵn” -> “Bộ lọc mới” để tiến hành nhập thông tin tìm kiếm.
Người dùng nhập các trường thông tin:
- Thông tin tìm kiếm: chọn thông tin tùy chỉnh hoặc cố định
- Điều kiện: chọn điều kiện tương ứng với mỗi trường thông tin tìm kiếm.
- Giá trị: nội dung tìm kiếm
Nếu muốn mở rộng hoặc thu hẹp nội dung tìm kiếm, người dùng click vào
để nhập thêm trường thông tin khác hoặc dấu x để bỏ bớt.
Nhập đầy đủ có trường thông tin và click “Áp dụng” để hoàn thành việc tìm kiếm theo các trường thông tin đã chọn.
Nếu không muốn tìm kiếm theo thông tin đã chọn nữa, nhấn nút “Sửa bộ lọc” để mở màn hình tìm kiếm và nhấn nút “Xóa tất cả điều kiện”.
Cách tạo bộ lọc cá nhân và bộ lọc dùng chung #
Tiếp theo mục Tìm kiếm nâng cao ở trên ở trên, sau khi người dùng click “Áp dụng”, phần mềm sẽ tiến hành tìm kiếm theo điều kiện đã được khai báo, đồng thời hỗ trợ người dùng lưu bộ lọc này để không phải nhập lại điều kiện cho lần tìm kiếm sau này:
Trường hợp người dùng ít tìm kiếm theo điều kiện này thì có thể bỏ qua tính năng lưu.
Trường hợp người dùng muốn lưu thì click vào
, đặt tên cho bộ lọc và lưu:
Người dùng là admin và muốn lưu bộ lọc để dùng chung trong hệ thống thì đánh dấu vào ô “Bộ lọc dùng chung”.
Người dùng không phải admin thì khi lưu bộ lọc chỉ sử dụng riêng cho cá nhân.
Để thay đổi nội dung một bộ lọc đã lưu, người dùng chọn lọc theo điều kiện đó và click “Sửa bộ lọc”:
Để bỏ chọn lọc theo một điều kiện, người dùng click “bỏ chọn” trong chính ô lọc theo điều kiện.
