Mùa hè và mùa tựu trường luôn là “thời điểm vàng” của các trung tâm ngoại ngữ. Nhu cầu học tập tăng vọt, data (dữ liệu) đổ về nhiều, nhưng nghịch lý là tỷ lệ chốt đơn (conversion rate) ở nhiều nơi lại không tăng tương ứng, thậm chí còn giảm.
Tại sao phụ huynh để lại số điện thoại nhưng gọi không nghe máy? Tại sao họ hẹn đến test đầu vào rồi lại “biệt vô âm tín”?
Dưới đây là 5 chiến lược thực chiến giúp bạn tối ưu quy trình và không lãng phí bất kỳ cơ hội nào trong mùa cao điểm này.
1. Tốc độ là “Vũ khí tối thượng” (Speed to Lead)
Theo nghiên cứu của Harvard Business Review, nếu bạn liên hệ với khách hàng trong vòng 5 phút đầu tiên kể từ khi họ để lại thông tin, tỷ lệ chốt sale sẽ cao gấp 9 lần so với việc gọi sau 30 phút.
Trong mùa cao điểm, phụ huynh thường tham khảo 3-4 trung tâm cùng lúc. Trung tâm nào gọi trước, trung tâm đó chiếm 50% cơ hội chiến thắng.
- Giải pháp: Đừng để data nằm chờ trong file Excel hay Email đến cuối ngày mới chia cho sale. Hãy đảm bảo tư vấn viên luôn túc trực để nhấc máy ngay khi có lead.
2. Cá nhân hóa kịch bản tư vấn
Sai lầm lớn nhất của các trung tâm là dùng một kịch bản “trăm người như một”. Phụ huynh tìm lớp cho con 5 tuổi (cần vui vẻ) có tâm lý khác hoàn toàn phụ huynh tìm lớp IELTS cho con cấp 3 (cần cam kết điểm số).
- Giải pháp: Trước khi gọi, hãy phân loại data kỹ càng. Khi tư vấn, hãy ghi chú lại mọi “nỗi đau” và mong muốn của họ. Những chi tiết nhỏ như “Hôm trước chị có nói bé nhà mình hơi nhát…” sẽ khiến phụ huynh cảm thấy được quan tâm đặc biệt.
3. Quy trình “Bám đuổi” đa kênh (Follow-up)
80% thương vụ thành công sau lần liên hệ thứ 5 đến thứ 12. Tuy nhiên, hầu hết sale thường bỏ cuộc sau 1-2 cuộc gọi không bắt máy.
- Giải pháp: Nếu gọi không được, hãy nhắn tin Zalo/SMS. Nếu họ chưa chốt ngay, hãy gửi email tài liệu học tập miễn phí để nuôi dưỡng (nurture). Đừng để khách hàng quên bạn.
4. Tối ưu trải nghiệm buổi Test đầu vào
Buổi test trình độ là điểm chạm quan trọng nhất. Nếu quy trình rườm rà: Khách đến phải điền form giấy -> Chờ xếp giáo viên -> Chờ chấm điểm thủ công -> Mấy ngày sau mới có kết quả, thì cảm xúc mua hàng sẽ tụt dốc không phanh.
- Giải pháp: Hãy chuyên nghiệp hóa khâu này. Kết quả test nên có ngay lập tức kèm theo lộ trình học gợi ý rõ ràng để tư vấn viên có cớ chốt sale ngay tại chỗ.
5. Đừng bỏ quên Data cũ (Re-marketing)
Chi phí để có một khách hàng mới cao gấp 5 lần việc bán lại cho khách hàng cũ. Có rất nhiều phụ huynh đã quan tâm từ mùa trước nhưng chưa học. Mùa cao điểm này chính là lúc họ có nhu cầu lại.
- Giải pháp: Lọc lại danh sách khách hàng tiềm năng cũ, gửi cho họ một ưu đãi độc quyền (“Dành riêng cho mẹ đã quan tâm từ tháng trước”). Tỷ lệ chuyển đổi của nhóm này thường rất cao.
💡 Lời giải cho bài toán vận hành
Việc áp dụng cả 5 chiến lược trên là điều bắt buộc nếu muốn bứt phá doanh số. Tuy nhiên, thực tế vận hành lại rất phũ phàng:
- Làm sao gọi ngay trong 5 phút khi data đổ về từ Facebook lúc nửa đêm?
- Làm sao nhớ lịch để gọi lại lần 3, lần 4 cho hàng trăm khách hàng?
- Làm sao quản lý file Excel khổng lồ mà không bị trùng lặp hay mất dữ liệu?
Nếu chỉ dựa vào sức người và sổ sách thủ công, đội ngũ tư vấn của bạn sẽ sớm bị quá tải và bỏ sót khách hàng. Đây là lúc các trung tâm hiện đại cần đến Công nghệ.
Giải pháp [Tên CRM của bạn] được thiết kế chuyên biệt cho mảng giáo dục giúp bạn tự động hóa hoàn toàn quy trình tuyển sinh:
- ✅ Hứng Lead tự động: Data từ Web/Facebook đổ về được chia ngay cho Sale trong 1 giây.
- ✅ Nhắc lịch thông minh: Hệ thống tự nhắc Sale gọi lại, không bao giờ quên khách.
- ✅ Lịch sử chăm sóc: Lưu trữ mọi ghi chú, file ghi âm cuộc gọi để quản lý chất lượng tư vấn.
🚀 Đừng để lãng phí chi phí Marketing thêm một ngày nào nữa. 👉 Khám phá ngay giải pháp CRM chuyên sâu cho Trung tâm Ngoại ngữ tại đây